Le vrai coût des réunions (et comment on y échappe)

Pendant des mois, on a accompagné nos clients sur un principe simple : rester concentrés, éviter l'éparpillement, concentrer l'énergie sur l'essentiel. Des conseils qu'on appliquait nous-mêmes avec rigueur.

Puis la dynamique s'est accélérée. Six projets en parallèle, un nouveau client, et progressivement, le système s'est grippé. Les informations se perdaient entre deux appels, les décisions prenaient du retard, notre productivité commençait à souffrir sous le poids des réunions.

Cette semaine, on a fait le point. Décision prise : réduire la voilure, abandonner ce qui nous dispersait. Se recentrer, tout simplement.

La leçon ? Même quand on connaît la théorie par cœur, la pratique exige une vigilance constante. La littérature sur le Lean nous l'avait enseigné, nos propres expériences nous l'avaient confirmé. Mais il faut parfois se prendre un mur pour réagir.

Résultat concret : on est repassés de multiples sujets à trois priorités claires. Notre vélocité a doublé en une semaine.

Le piège de l'asynchrone absolu

Pendant des années, l'industrie tech a vendu l'asynchrone comme la solution miracle. Pas de bureaux, pas de réunions, juste du temps de concentration pur. Sauf que personne ne précise une nuance critique : cela ne fonctionne que dans certains contextes.

Pour une équipe de quatre fondateurs sans salariés, le tout-asynchrone crée des frictions invisibles. On perd le fil, on suppose que les autres avancent, on évite les échanges nécessaires. Résultat : on passe quatre jours dans le flux sans réaliser qu'on construit dans des directions différentes.

Notre constat après dix mois : quand on se voit physiquement, même quelques heures, on avance deux fois plus vite. Pas parce qu'on travaille davantage, mais parce qu'on résout en quinze minutes des blocages qui auraient pris trois jours par messages interposés.

Notre système en construction

Le vrai défi n'est pas de choisir entre synchrone et asynchrone. C'est de trouver le bon dosage. Nos expérimentations actuelles :

Pour l'équipe interne :

• Digest quotidien où chacun partage en quelques lignes ce sur quoi il travaille
• Monday kickoffs de 45 minutes, non négociables, pour aligner les priorités
• Seul Numa ou Arthur prend les appels clients. Karl et Bastien préservent leur temps de concentration à tout prix

Pour gérer l'information :

• On vient de créer Voltaire, notre assistant interne. Il digère tous les transcripts d'appels et répond à nos questions précises instantanément. Plus besoin de faire du bouche-à-oreille approximatif.
• Prochaine étape : lui connecter emails, Figma, code et réunions. L'objectif ? Qu'il valide automatiquement des tickets dans le backlog et envoie des alertes privées aux personnes concernées quand il détecte une information critique pour elles.
• La vision : un assistant qui supprime le bruit et ne fait remonter que l'essentiel.

La vraie révélation : l'information ne doit pas circuler partout. Tout le monde n'a pas besoin de tout savoir. Cette évidence a mis du temps à s'imposer dans notre organisation.

On n'a pas encore trouvé la formule parfaite. On teste, on ajuste, on affine. C'est un sujet qu'on continuera d'explorer dans les prochaines éditions.

NOS RECOMMANDATIONS

• Fathom - Enregistrement et transcription automatique de réunions. Indispensable pour garder une trace des décisions sans forcer tout le monde à assister à chaque appel.

👉 SUIVEZ NOTRE PARCOURS
Bastien | Numa | Arthur | Karl

💡 UN DÉFI TECHNIQUE OU PRODUIT ?
On accompagne quelques projets par an. Pas de pitch commercial, juste une discussion autour de vos enjeux concrets. Échangeons 15 minutes.

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